سياسة الخصوصية

تكون الشركة جهة تحكم عندما تحدد أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية، ومن ذلك بيانات الموقع، ونماذج التواصل، والحسابات، وتسجيل الدخول، والدعوات، والأمن والتشغيل، والدعم، والعلاقة التجارية والخدمات الاستشارية.

وعندما يدخل العميل أو مستخدموه بيانات أو محتوى إلى مساحة العمل الخاصة به، تعالج الشركة ذلك المحتوى عادةً بصفتها جهة معالجة نيابةً عن العميل ووفق تعليماته المشروعة.

قد يشمل محتوى العميل بيانات المجالس واللجان والأعضاء، والاجتماعات، وجداول الأعمال، والمحاضر، والقرارات، والتصويت، والتكليفات، والوثائق والمرفقات.

يكون العميل مسؤولًا عن مشروعية جمع البيانات التي يضيفها إلى المنصة وإدخالها إليها، وعن إحاطة أصحابها علمًا متى كان ذلك مطلوبًا، وتحديد الأشخاص المخولين بالوصول إليها وضبط صلاحياتهم. ولا يعفي ذلك الشركة من التزاماتها النظامية بصفتها جهة معالجة.

وقد تكون الشركة جهة تحكم بالنسبة إلى بعض البيانات التشغيلية المرتبطة بمساحة العميل، مثل بيانات الحساب والمصادقة والأمن وطلبات الدعم والعلاقة التعاقدية.

بحسب الخدمة أو الوظيفة المستخدمة، قد نعالج:

• بيانات التعريف والتواصل: مثل الاسم والبريد الإلكتروني وبيانات الاتصال والجهة أو الصفة التي يقدمها الشخص.
• بيانات الحساب: مثل حالة الحساب والدور والصلاحيات وبيانات تسجيل الدخول والدعوات وقبولها.
• بيانات التواصل: مثل موضوع الطلب ومحتوى الرسالة وتاريخ إرسالها ومتابعتها.
• محتوى العميل: مثل بيانات المجالس واللجان والأعضاء والاجتماعات والمحاضر والقرارات والتصويت والتكليفات والوثائق والمرفقات وسجلات النشاط المرتبطة بمساحة العمل.
• بيانات تقنية وتشغيلية محدودة: مثل معلومات الجهاز أو المتصفح، ومعرفات الجلسة أو الطلب، وبيانات الدخول والأحداث الفنية اللازمة لتشغيل الخدمة وحمايتها ومنع إساءة استخدامها، وعنوان بروتوكول الإنترنت عند معالجته لهذه الأغراض.
• بيانات مصدر الوصول والحملات الموضحة في هذه السياسة.

قد نحصل على البيانات:

• مباشرةً من صاحب البيانات عند إنشاء حساب أو التواصل معنا أو استخدام الخدمة.
• من العميل أو مسؤول الحساب عندما يدعو شخصًا أو يدخل بيانات إلى مساحة العمل.
• بصورة آلية من الموقع أو المنصة في الحدود اللازمة لتشغيل الخدمة وحمايتها.
• من خلال التخزين المحلي في المتصفح لبيانات مصدر الوصول والحملات على النحو الموضح أدناه.
• من مقدمي الخدمات الذين يعملون نيابةً عنا في الحدود اللازمة لتنفيذ الخدمة.

نعالج البيانات للأغراض الآتية، وبالمسوغ النظامي المنطبق على كل حالة:

• إنشاء الحساب وتشغيل المنصة وإدارة المستخدمين والصلاحيات والدعوات وتقديم الدعم: لتنفيذ اتفاق يكون صاحب البيانات طرفًا فيه، أو بموافقته عندما تكون الموافقة هي المسوغ المنطبق.
• استقبال الاستفسارات وطلبات الخدمات والرد عليها ومتابعتها: بموافقة الشخص عندما تكون الموافقة هي المسوغ المنطبق، أو لتنفيذ اتفاق قائم بحسب الحالة.
• معالجة محتوى مساحة العمل: نيابةً عن العميل وبحسب تعليماته المشروعة عندما تعمل الشركة جهة معالجة.
• حماية الموقع والمنصة والحسابات ومنع الاحتيال أو الاستخدام المسيء: استنادًا إلى الالتزامات النظامية أو التعاقدية ذات الصلة، أو إلى المصلحة المشروعة متى استوفت شروطها النظامية.
• قياس مصدر طلبات التواصل وفعالية قنوات الوصول: استنادًا إلى المصلحة المشروعة متى استوفت شروطها النظامية.
• الوفاء بالالتزامات النظامية وإثبات الحقوق والمطالبات والاستجابة للجهات المختصة: عندما تقتضي الأنظمة ذلك.
• التسويق المباشر: عند الحصول على موافقة صاحب البيانات وفق المتطلبات النظامية.

لا نستخدم المصلحة المشروعة مسوغًا لمعالجة البيانات الحساسة.

قد تكون بعض البيانات ضرورية لإنشاء الحساب أو إرسال الدعوة أو تنفيذ طلب أو تقديم وظيفة محددة، ويُبيّن في الواجهة ما إذا كان الحقل مطلوبًا متى كان ذلك مناسبًا.

قد يؤدي عدم تقديم البيانات المطلوبة إلى تعذر تنفيذ الطلب أو تقديم الخدمة المرتبطة بها. أما البيانات الاختيارية، فلا يؤثر عدم تقديمها في الوظائف التي لا تعتمد عليها.

يستخدم موقع مجلس التخزين المحلي في متصفح المستخدم (localStorage) للاحتفاظ ببيانات محدودة تساعدنا على معرفة مصدر طلبات التواصل وقياس فعالية قنوات الوصول.

قد تشمل هذه البيانات معلمات الحملات، وبعض معرفات النقر، وصفحة الوصول وصفحة التحويل، ونطاق الموقع المحيل، ومعلومات عن مصدر الوصول الأول والأخير.

تُحفظ هذه البيانات في المتصفح لمدة تصل إلى 90 يومًا، ما لم يمسحها المستخدم أو المتصفح قبل ذلك، وقد تُرفق بطلب التواصل عند إرساله.

تُستخدم هذه البيانات لقياس مصدر طلبات التواصل وفعالية قنوات الوصول، ولا نستخدمها لأغراض مستقلة عن الأغراض الموضحة في هذه السياسة.

وعند إرفاقها بطلب التواصل، تعامل البيانات المرفقة معه وفق أحكام الاحتفاظ المنطبقة على ذلك الطلب.

تُحفظ البيانات الشخصية إلكترونيًا في الأنظمة والبنية التقنية المستخدمة لتقديم خدمات مجلس، وفي الحدود اللازمة للأغراض الموضحة في هذه السياسة.

نحتفظ بالبيانات الشخصية للمدة اللازمة لتحقيق الغرض الذي جُمعت أو عولجت من أجله، أو للمدة التي يوجبها مسوغ نظامي محدد. وإذا كانت البيانات متصلة اتصالًا وثيقًا بقضية منظورة أمام جهة قضائية وكان الاحتفاظ بها مطلوبًا لذلك الغرض، فيجوز الاحتفاظ بها إلى حين استكمال الإجراءات القضائية ذات الصلة.

عند انتهاء سبب الاحتفاظ، نتخذ الإجراءات المناسبة لإتلاف البيانات أو إزالة ما يؤدي إلى معرفة صاحبها، وفق المتطلبات النظامية المنطبقة.

أما بيانات مصدر الوصول والحملات المخزنة محليًا في المتصفح فتظل لمدة تصل إلى 90 يومًا على النحو الموضح أعلاه.

قد نفصح عن البيانات في الحد اللازم إلى مقدمي خدمات تقنية يعملون نيابةً عنا كجهات معالجة، ومن ذلك فئات الخدمات المتعلقة بـ:

• الاستضافة والبنية التقنية والتخزين.
• قواعد البيانات والمصادقة.
• إرسال البريد الإلكتروني.
• حماية الخدمات والنماذج من الاستخدام المسيء.

كما قد نفصح عن البيانات إلى الجهات القضائية أو التنظيمية أو الحكومية المختصة متى كان الإفصاح مطلوبًا أو مسموحًا به نظامًا.

نقصر الإفصاح على ما يلزم للغرض الذي يتم من أجله، وفق المتطلبات النظامية المنطبقة.

قد تتم بعض عمليات حفظ البيانات الشخصية أو معالجتها أو إتاحتها لدى مقدمي خدمات داخل المملكة أو خارجها.

عند نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة أو الإفصاح عنها لجهة خارجها، تلتزم الشركة بالمتطلبات والضمانات المقررة في الأنظمة السعودية ذات الصلة، وبالحدود اللازمة للغرض من عملية النقل أو الإفصاح.

تتخذ الشركة تدابير تنظيمية وإدارية وتقنية مناسبة تتناسب مع طبيعة البيانات الشخصية ومخاطر معالجتها، بهدف حمايتها من الوصول أو الاستخدام أو الإفصاح أو الفقد غير المصرح به.

ولا يمكن ضمان أمن أي نظام أو وسيلة إلكترونية بصورة مطلقة.

مع مراعاة الأحكام والاستثناءات النظامية، لصاحب البيانات الشخصية الحقوق المقررة له بموجب الأنظمة، ومنها:

• الحق في العلم بمسوغ جمع بياناته والغرض من معالجتها.
• الحق في الوصول إلى بياناته الشخصية المتوافرة لدى جهة التحكم.
• الحق في طلب الحصول على بياناته الشخصية بصيغة مقروءة وواضحة وفق الأحكام النظامية.
• الحق في طلب تصحيح بياناته أو إكمالها أو تحديثها.
• الحق في طلب إتلاف البيانات التي انتهت الحاجة إليها في الحالات المقررة نظامًا.
• الحق في العدول عن الموافقة عندما تكون الموافقة هي مسوغ المعالجة، دون أن يؤثر ذلك في مشروعية المعالجة التي تمت قبل العدول.
• الحق في تقديم شكوى إلى الجهة المختصة وفق الإجراءات النظامية.

يمكن تقديم طلبات ممارسة الحقوق من خلال نموذج التواصل الرسمي المنشور على majlis.sa/contact.

قد نطلب معلومات بالقدر اللازم للتحقق من هوية مقدم الطلب أو صفته قبل تنفيذ الطلب.

نعمل على تنفيذ طلبات ممارسة الحقوق خلال مدة لا تتجاوز 30 يومًا، ويجوز تمديدها بما لا يتجاوز 30 يومًا إضافية في الحالات المقررة نظامًا، مع إشعار مقدم الطلب مسبقًا بالتمديد ومبرراته.

إذا تعلق الطلب ببيانات أدخلها عميل إلى مساحة عمله بصفته جهة التحكم، فقد نحيل الطلب إلى العميل أو نتعاون معه في تنفيذه وفق تعليماته والتزاماته النظامية.

عندما يدعو العميل شخصًا إلى مساحة عمل، قد نعالج البيانات اللازمة لإرسال الدعوة وإدارة قبولها، مثل الاسم والبريد الإلكتروني والجهة الداعية والدور المقترح وحالة الدعوة.

لا تعد الدعوة أو قبولها موافقة على تلقي رسائل تسويقية.

على العميل ألا يدخل بيانات أشخاص آخرين أو يدعوهم إلا لغرض مشروع وفي حدود صلاحياته، وأن يقتصر على البيانات اللازمة لذلك الغرض.

خدمات مجلس ليست موجهة إلى القاصرين لإنشاء حسابات مستقلة.

قد يتضمن محتوى يضيفه العميل بيانات تتعلق بقاصر أو بيانات حساسة. وعلى العميل ألا يدخل هذه البيانات إلا عند وجود غرض ومسوغ وصلاحية مناسبة، وأن يقصر الوصول إليها على من يحتاجه.

وتظل الشركة ملتزمة بواجباتها النظامية بحسب دورها في المعالجة.

تختلف الرسائل التشغيلية المتعلقة بالحساب والدعوات والأمن والخدمة والدعم عن الرسائل التسويقية.

لا يعد إنشاء الحساب أو استخدام الخدمة أو قبول شروطها أو الاطلاع على هذه السياسة موافقة على التسويق المباشر.

ولا نعالج البيانات الشخصية لأغراض التسويق المباشر إلا بعد الحصول على الموافقة المطلوبة نظامًا، مع توفير وسيلة واضحة وميسرة لإيقاف تلقي تلك الرسائل.

قد نحدّث هذه السياسة عند تغير خدماتنا أو ممارسات معالجة البيانات أو المتطلبات النظامية.

ننشر النسخة المحدثة مع بيان تاريخ آخر تحديث، ونقدم إشعارًا إضافيًا متى كان ذلك مطلوبًا نظامًا.

يمكن تقديم الاستفسارات وطلبات ممارسة الحقوق والشكاوى المتعلقة بمعالجة البيانات الشخصية من خلال نموذج التواصل الرسمي على majlis.sa/contact.

كما يحق لصاحب البيانات الشخصية تقديم شكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، بصفتها الجهة المختصة، وفق القنوات والإجراءات الرسمية المعتمدة.